Zeitdiebstahl erkennen und stoppen

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Zeitdiebstahl - Kamera Icon
Photo von Unsplash

Zeitdiebstahl in der Gastronomie

Diebstahl ist in der Gastronomie leider eine bedauerliche Realität. Neben den physikalischen Wertgegenständen wie Lebensmittel, Alkohol oder Bargeld kann versehentlicher oder absichtlich herbeigeführter Zeitdiebstahl zu einem Problem werden.

Zeitdiebstahl tritt dann auf, wenn Mitarbeiter*innen für Zeit bezahlt werden, in der sie nicht eingeplant oder benötigt waren oder schlimmer noch: tatsächlich nicht gearbeitet haben.

Zeitdiebstahl kann in einer Vielzahl von Formen auftreten. So kommen Mitarbeiter*innen z.B. früher als eingeplant oder gehen an einem ruhigen Tag ein paar Minuten eher. Das scheint auf den ersten Blick harmlos zu sein. Aber diese „paar Minuten“ multipliziert mit der Fülle an Tagen oder der Anzahl der Mitarbeiter*innen, können auf ein Quartal oder ein Jahr summiert, einen signifikanten Einfluss auf Ergebnis und Service-Qualität haben.

Gerade in Zeiten knapper Mitarbeiter*innen ist es wichtig, den Zeitdiebstahl zu identifizieren, diesem vorzubeugen und Maßnahmen zu ergreifen, um die Ausbreitung zu verhindern. Glücklicherweise kann hier Technologie helfen und es gibt es eine Reihe von Tools, die den Gastronomen dabei unterstützen können.

Was kann Zeitdiebstahl kosten?

Gehen wir von einem/einer Mitarbeiter*in aus, welche/welcher von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr im Dienstplan eingeplant ist. Er/Sie verdient 12,50 € pro Stunde. Der/die Mitarbeiter*in stempelt aber um bereits um 7:50 ein. Da es auch ein ruhiger Tag, ging der/die Mitarbeiter*in auch 10 Minuten früher und bittet einen Kollegen*in für sie/ihn aus zu stempeln.

Aus der Sicht eines Mitarbeiters*in und des Betreibers*in kein großes Ding – was sind schon 20 Minuten? Lassen Sie uns rechnen: Wenn dies täglich bei nur 25% (bei z.B. 12 Mitarbeitern) vorkommt, summiert sich dies auf 360 Stunden oder 4.500 € pro Jahr (ohne Lohnnebenkosten).

Arten des Zeitdiebstahls

Zeitdiebstahl kann auf unterschiedliche Weise Zeit auftreten. Wer die verschiedenen Arten des Zeitdiebstahls kennt und beobachtet, hat auch eine viel größere Chance das tatsächliche Auftreten von Zeitdiebstahl zu erkennen.

Buddy Punching

Stempelt ein ein Mitarbeiter*in sich für andere Mitarbeiter*innen ein oder aus, nennt man dies  „Buddy Punching“. Ein häufig vorkommendes Beispiel aus der Praxis ist, dass wenn sich ein Mitarbeiter*in verspätet, er einen Kollegen*in bittet, rechtzeitig für ihn ein zu stempeln. Dies kann auch passieren, obwohl ein PIN-basiertes System oder Stempelkarten verwendet werden.

Fehlerhafte Stundenzettel

Manuell auszufüllende Stundenzettel sind eine sehr große Fehlerquelle. Wenn Stunden manuell in eine Tabelle eingetragen werden, sind unabsichtliche oder absichtliche Fehler fast schon garantiert. Es ist ein Leichtes Zahlen zu manipulieren, Verspätungen zu kaschieren, Pausen den Vorgaben anzupassen oder ein paar Überstunden zu generieren.

Allerdings sind Schichtleitung und Management davon nicht ausgenommen und können Mitarbeitern*innen Zeiten stehlen, indem Überstunden ausgetragen, Pausen eingetragen oder Stunden geändert werden. Dies kann zu großer Unzufriedenheit führen – auch da gemachte Änderungen für keine Partei nachvollziehbar dokumentiert werden.

Falsche Pausenzeiten

Vorgeschriebenen Erholungspausen können um ein paar Minuten ausgedehnt werden, werden diese nicht geprüft, gestempelt und überwacht. Dies summiert sich über die Anzahl der Pausen und Mitarbeiter*innen zu einer beträchtlichen Menge an Stunden. Sollten Mitarbeiter*innen genommene Pausen gar nicht erfassen müssen, kann dies neben fehlerhaften Pausenzeiten auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Ein digitales Zeiterfassungs-System, welches Pausenzeiten definiert, deren Einhaltung überwacht und die Zeiten dokumentiert kann dies verhindern.

Persönliche Aktivitäten während der Arbeitszeit

Diese Art des Zeitdiebstahls ist jedem Betreiber bekannt. Dazu zählen Rauchpausen, persönliche Telefonate oder private Besorgungen. Natürlich sollte solchen Dingen mit einer vernünftigen Kulanz begegnet werden, da im privaten Umfeld auch immer unerwartete Dinge auftreten können.

Um allerdings einen Missbrauch zu vermeiden, sollte klar und eindeutig definiert werden unter welchen Umständen und in welchem Umfang private Telefonate, Benutzung des Smartphones oder persönliche Besorgungen in Ordnung sind und wann nicht.

Zeitdiebstahl verhindern

Der beste Weg, Zeitdiebstahl, Missverständnisse und Ärger zu stoppen, ist, diese im Vorfeld zu verhindern. Es gibt eine Reihe von Präventivmaßnahmen, welche helfen Zeitdiebstahl zu vermeiden.

Klare Richtlinien

In der Gastronomie ist klare, zeitnahe und unmissverständliche Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil des Erfolges.

Es muss sichergestellt sein, dass Mitarbeiter*innen genau wissen, wie die Richtlinien für verspätetes bzw. verfrühtes Erscheinen aussehen, wie diese angewendet werden und was die Konsequenzen bei Nichteinhaltung sind. Ein (elektronisches) Mitarbeiterhandbuch, das diese Details enthält, kann hier eine gute Lösung darstellen.

Gute Kalkulation

Wenn den Mitarbeitern*innen erlaubt wird, ein früher zu stempeln, z.B. vor dem Umziehen, oder Mitarbeitern*innen Zeit durch z.B. Verspätungen im öffentlichen Nahverkehr gutgeschrieben werden, ist es unerlässlich diese Zeiten bei der Prognose der Arbeitskosten einzukalkulieren.

Weg mit Papier und Excel

Wenn noch Stundenzettel in Papierform, oder eine manuell aktualisierte Excel-Tabelle verwendet wird um die Arbeitsstunden zu erfassen, sollten diese ersetzt werden.

Digitale, hoch automatisierte und nachvollziehbare Zeiterfassungs-Systeme sind Standard und machen es einfach und sicher, An- und Abwesenheiten oder Pausen einzugeben, diese zu überwachen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Moderne Zeiterfassungs-Systeme können durch integrierte Berichte helfen, Fehler zu erkennen, bevor sie sich zu kostspieligen Problemen entwickeln.

Als zusätzliche Funktionen sind die Verbindung zum Dienstplan, persönliche Passcodes, Fotoidentifikation oder Geofencing hilfreich. Dies verhindert „Buddy Punching“ und nicht zum Dienstplan passendes „einstempeln“ im Vorfeld.

Den Überblick behalten

Die besten Tools helfen wenig, wenn die erzeugten Daten nicht als Informationen genutzt werden können. Es muss daher sichergestellt werden, dass dem Management auf möglichst einfache Weise ermöglicht wird Korrekturen vorzunehmen und Berichte zu generieren, um Abweichungen oder Auffälligkeiten möglichst frühzeitig zu entdecken.

Lesen Sie auch unseren Artikel: 5-Anzeichen, dass Sie eine Dienstplan-Software berauchen

Ein Beispiel eines integrierten Zeiterfassungs-Systems: MeinDienstPlan.at

Peter Schimpl

Peter Schimpl

Vor der Gründung von Digital Lunch war Peter Schimpl mehr als zehn Jahre als CIO für McDonald’s Deutschland und als Geschäftsführer eines Münchner IT-Unternehmens tätig. In diesen Positionen zeichnete er für Konzeption, Umsetzung und RollOut digitaler Lösungen für Handel und Systemgastronomie verantwortlich. Durch die nach wie vor sehr enge Zusammenarbeit mit führenden Unternehmen der Branche kann er auf einen großen Erfahrungsschatz in der IT bauen.