5 Anzeichen dass Sie eine Dienstplan-Software brauchen

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Dienstplan-Software Übersicht
Photo von Unsplash

Warum eine Dienstplan-Software?

Auf den ersten Blick macht es natürlich macht es Sinn die Funktionalität von Excel- oder Google-Tabellen für die Erstellung von Dienstplänen zu nutzen. Haben Sie erst einmal die Zeit investiert eine Tabelle zu erstellen, sieht dies schön und ordentlich aus. Vielleicht haben Sie sogar die einzelnen Bereiche sogar farblich kodiert, um es leichter lesbar zu machen.

Sobald man aber versucht mit dem auf Excel oder Google erstellten Dienstplan zu veröffentlichen gehen, neigen Excel oder Google aber leider dazu, ihre Schwächen zu offenbaren.

Wie können Sie den Dienstplan am besten mit Ihren Mitarbeitern teilen? Wie geht man mit Änderungswünschen, fehlenden Verfügbarkeiten oder Ungenauigkeiten um, die zu einer verpassten Schicht oder einer Verspätung führen können?

Leider ist Ihr einst perfekt aufgestellter Excel-Plan am Ende der Planung durch all die Änderungen, Anpassungen und Überarbeitungen nicht mehr wieder zu erkennen  – und nächste Woche beginnt wieder alles von vorne.

5 Anzeichen für eine Dienstplan-Software!

1. Sie verbringen pro Woche mehrere Stunden einen Dienstplan zu schreiben

Excel basierende Tabellen können sehr gut aussehen, besonders wenn sie gut organisiert, farblich formatiert und mit Tabs versehen sind. Allerdings wird selbst der erfahrenste Mitarbeiter fünf bis neun Stunden pro Woche damit verbringen, einen finalen Dienstplan in Excel zu erstellen und steht in dieser Zeit weder Ihrem Team noch Ihren Gästen zur Verfügung.

Bei der Erstellung müssen Sie Sich viele Details merken, alle Verfügbarkeiten im Blick haben, gesetzliche Vorgaben einhalten und möglichst die Wünsche und Bedürfnisse aller Mitarbeiter erfüllen.

Mit dem Einsatz einer modernen Dienstplan-Software, wie z.B. MeinDienstplan.at, lassen sich bis zu 90% der aktuell aufgewendeten Zeit einsparen und viele Arbeitsschritte automatisieren

2. Die Änderungswünsche der Mitarbeiter kosten viel Energie

Nachdem Sie Stunden damit verbracht haben, den Dienstplan zu erstellen und die endgültige Version dann ausgedruckt und ausgehängt, oder per E-Mail verschickt haben, stehen Sie den Änderungswünschen Ihres Teams gegenüber.

Die Änderungswünsche kommen meist unstrukturiert über E-Mail, SMS, WhatsApp, Telefon oder mündlich. Dies macht es sehr schwer den Überblick zu behalten und Änderungen nachvollziehbar zu archivieren. Ganz nebenbei kann eine einzige Änderung einen Dominoeffekt auslösen und die Arbeit für einen geplanten Tag oder schlimmer die ganze Woche zunichte machen.

Unabhängig von den Änderungen ist es für die Mitarbeiter essentiell den Dienstplan und Arbeitszeiten zu kennen und mögliche Änderungen in Echtzeit zu bekommen.

Viele Mitarbeiter rufen an oder schreiben WhatsApp Nachrichten: Kannst du ein Foto vom Dienstplan machen? Ich bin heute nicht da, ist der Dienstplan fertig? Hast Du an meinen Termin gedacht? Wann ist der Dienstplan fertig? Dies ist zeitraubend und stört Konzentration und Prozesse.

Eine Dienstplan-Software pflegt Änderungen automatisiert ein, berechnet den Dienstplan neu und behebt kleinere Ungereimtheiten ohne Zutun des Managers.

3. Es gibt Pannen in der Kommunikation des Dienstplans

Dienstpläne existieren auf einem Spreadsheet in Excel oder Google; die Umsatzplanung im Kassensystem; die Stempelzeiten in einer Zeiterfassungs-Software; Mitarbeiterdaten in der Lohnbuchhaltung, etc.. Zusätzlich gibt es viele verschiedene Kommunikationswege wie z.B. E-Mail, WhatsApp, Teams, SMS und Telefon.

Es ist daher sehr schwierig in der Vielzahl unabhängiger Systeme einen Überblick zu behalten und Fehler zu vermeiden. Dies gilt für die Mitarbeiter genauso wie auch für das Management.

Jedem ist es schon passiert, dass falsche Version der Datei verschickt wurde, vorgesehene Empfänger vergessen wurden, Dateien nicht angehängt wurden oder diese nicht lesbar waren. Neben den nervigen „Kleinigkeiten“ können solche Pannen auch das ernsthafte Konsequenzen für das Unternehmen haben. So kann ein Dienstplan mit persönlichen Informationen an falsche Adressaten (z.B. ehemalige Mitarbeiter) außerhalb des Unternehmens verschickt, ein größeres Datenschutzproblem auslösen.

Eine Dienstplan-Software übernimmt eine sichere, zeitnahe und vollständige Kommunikation mit den Mitarbeitern und besitzt im besten Fall eine Mitarbeiter-App zur Anzeige des aktuellen Dienstplans, zur direkten und nachvollziehbaren Kommunikation von Wünschen sowie zur Unterstützung der Zeiterfassung.

Dienstplan-Software Übersicht

4. Ihre Dienstpläne sind nicht intelligent genug

Dienstpläne in Excel haben gegenüber Stift und Papier einige Vorteile wie z.B. leichte Änderungen, einfache Verteilung oder dauerhafte Speicherung. Allerdings ersetzen diese Funktionen aus technischer Sicht keine Lösung einer Dienstplan-Software mit intelligenten Fähigkeiten.

Durch intelligente Integrationen zu Fremd-Systemen oder erweiterten Funktionen innerhalb der Software können Sie z.B. Stempelzeiten einlesen, diese prüfen oder Planzeiten an die Zeiterfassung weitergeben; Dienstplan-Änderungen automatisch kalkulieren und in Echtzeit verteilen lassen; oder Kassendaten mit Schichtplänen verknüpfen. Auf diese Weise können Sie schneller, intelligentere Zeitpläne erstellen und die daraus gewonnenen Informationen aufbereiten und gewinnbringend einsetzen.

Wollten Sie diese Intelligenz in Excel manuell nachbilden, müssten Sie mehrere Arbeitsblätter verknüpfen, Fremd-Daten importieren und exportieren, komplexe Excel-Formeln oder Makros erstellen und alles laufend, auf sich ändernde Rahmenbedingungen wie z.B. Gesetzesänderungen anpassen.

Eine gute Dienstplan-Software berücksichtigt all dies und gibt Ihnen durch Berichte und Analysen zusätzliche Einblicke in Ihre Schicht- und Mitarbeiter-Planung. Dies hilft Ihnen z.B. dabei Mitarbeiterbedarf und Schichtplanung zu optimieren, die zu besten Mitarbeiter zu identifizieren und Schwachstellen im Schichtplan zu erkennen.

5. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Problem

Wenn es wieder an der Zeit ist, die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu machen, türmt sich der nächste Berg vor Ihnen auf. Es werden Informationen gesammelt, Stempelzeiten aus der Zeiterfassung exportiert, Ab- und Anwesenheitslisten mit dem Dienstplan abgeglichen, viel Papier ausgedruckt und telefoniert und kommuniziert.

Haben Mitarbeiter haben zu früh oder zu spät eingestempelt, hat man sich in einer Spalte oder Zeile geirrt oder hat man Daten gar nicht bzw. doppelt erfasst? Diese Fehler können in Bezug sehr kostspielig werden.

Mit einer integrierte Dienstplan-Software können Sie die Daten direkt von der Zeiterfassung abrufen, mit dem Dienstplan abgleichen und ohne Umwege an Ihre Lohn- und Gehalts-Abrechnung weiterleiten, um eine reibungslose Bezahlung der Mitarbeiter zu gewährleisten. Kein lästiges und manuelles Eintippen von Zahlenreihen und keine Fehler, die Sie wertvolle Zeit und Geld kosten können.

Dienstplan-Software Übersicht

Zum guten Schluss

Eine Dienstplan-Software kann Ihnen dabei helfen, sich von Papier, unübersichtlichen Tabellenkalkulationen, schwieriger Kommunikation, menschlichen Fehlern und fehlenden Integrationen zu lösen und Ihren Dienstplan-Prozess zu rationalisieren und zu optimieren. Dies spart Geld, Zeit und Nerven.

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Peter Schimpl

Peter Schimpl

Vor der Gründung von Digital Lunch war Peter Schimpl mehr als zehn Jahre als CIO für McDonald’s Deutschland und als Geschäftsführer eines Münchner IT-Unternehmens tätig. In diesen Positionen zeichnete er für Konzeption, Umsetzung und RollOut digitaler Lösungen für Handel und Systemgastronomie verantwortlich. Durch die nach wie vor sehr enge Zusammenarbeit mit führenden Unternehmen der Branche kann er auf einen großen Erfahrungsschatz in der IT bauen.