Die Restaurant Technologie-Plattform 2021

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Technologie-Plattform Gastronomie 2021
Grafik: Digital Lunch GmbH - Peter Schimpl

Die Technologie-Plattform

Um eine konkurrenzfähige Technologie-Plattform für die eigenen Restaurants entwickeln zu können, ist es unerlässlich die „digitalisierbaren“ Komponenten zu kennen und deren Vor- und Nachteile zu verstehen. 

Alles aus einer Hand?

Am Anfang der Reise steht die Entscheidung, ob man möglichst viele Komponenten der Technologie-Plattform aus einer Hand, bzw. von einem Anbieter wie z.B. dem Kassensystem haben will, oder ob man sich unabhängiger positioniert und die besten Komponenten wählt und diese integriert.

Beide Ansätze haben Ihre Vor- und Nachteile. Allerdings würde es zu weit führen, diese in diesem Artikel näher zu beleuchten. Auf diesen Punkt geht unser Artikel: Auswahl eines Kassensystems näher ein.

Die Komponenten der Technologie-Plattform im Überblick

Um die Komponenten der Technologie-Plattform zu strukturieren haben wir diese in die Bereiche:

  • BackOffice
  • Operations / Produktion
  • Kassenbereich
  • Gastbereich 

aufgeteilt.

Der Back Office Bereich beschreibt die Verwaltung und das Management eines Restaurants, während der Bereich Produktion den operationalen Teil des Restaurant umfasst. Der Kassenbereich beschreibt die Aufgaben, welche sich mit den Transaktionen befassen und der Gastbereich umfasst alle Komponenten, welche direkt den Gast betreffen. 

Dabei können Komponenten der Technologie-Plattform Bereiche überschneiden oder mehrere Bereiche abdecken. Dies ist nach Tool und Anbieter unterschiedlich und ordnet sich den Anforderungen des Restaurants unter.

Das Back Office

Das Back-Office umfasst die Bereiche:

Einkauf

Die Funktionen des Einkaufs umfassen die Auswahl der Zutaten, Einkaufs-Preise, Bestellung der Waren, Überwachung der Lieferung und die Qualitätskontrolle. Diese Tools werden in vielen Fällen bereits von Schlüssel-Lieferanten zur Verfügung gestellt. Sollte man viele verschieden Lieferanten haben, könnte sich der Blick auf eine eigenes Tool lohnen.

Buchhaltung

Je nach SetUp des BackOffice wird die Buchhaltung in Eigenregie und/oder durch das Steuerbüro vorgenommen. Zu Buchhaltungs-Teil der Technologie-Plattform gehören auch das Kassenbuch für Barauslagen, die Vorbereitung der Buchführung durch elektronische Belegerfassung, sowie die rechtskonforme Übermittlung uns Speicherung der Buchhaltungs-Daten an Finanzämter und Steuerberater. 

Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft ist arbeitet dem Einkauf mit der Bedarfsermittlung zu und kümmert sich hauptsächlich um die Warenströme im Restaurant. Dazu gehören Nachverfolgbarkeit, Läger, Lagerbestände, Lagerbewegungen, Inventuren, etc.  

Lohn-Abrechnung

Die Lohn-Abrechnung umfasst neben der Übermittlung der Lohndaten an das Lohnbüro oder die eigene Lohnabrechnungs-Software auch die Aufbereitung und Plausibilisierung gemeldeter Arbeits-Zeiten, die Prüfung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie die Zeiterfassung der Mitarbeiter.

Mitarbeit-Einsatzplanung

Die Mitarbeiter-Einsatzplanung hat die Erstellung des Dienstplans zur Aufgabe. Moderne Tools übernehmen dies meist automatisiert, basierend auf geplanten Umsatz, gesetzliche Vorgaben, Vorlieben und Verfügbarkeit von Mitarbeitern, absolvierten Trainings, uvm.

Mitarbeiterverwaltung

Die Mitarbeiter-Verwaltung ist für das Management der Stammdaten von Mitarbeitern zuständig und bildet neben anderen Informationen hauptsächlich die Daten des Arbeitsvertrages ab. Die Mitarbeiterverwaltung ist das führende System für Zeiterfassung, Einsatzplanung, Zutritts-Systeme, etc.

Bargeldmanagement

Das Bargeldmanagement im Back Office beschreibt die Verwaltung von Wechselgeld, die Kassenabrechnung, die Übergabe an den Geldentsorger, oder die Verwaltung des Safe-Bestandes.

Abfallmanagement

Das Abfallmanagement beschreibt im groben die Entsorgung und Verwertung des anfallenden Abfalls. Dazu gehören auch die Verwaltung von Verträgen mit den Etnsorgern.

Reporting

Das Reporting überblickt alle Bereiche und gibt dem Restaurant-Management die notwendigen Informationen zum Betrieb und zur Weiterentwicklung des Restaurants.

Operation oder Produktion

Der Operations umfasst die Bereiche:

Training

Digitale Tools für das Mitarbeiter-Training stellen sicher, dass die Mitarbeiter ausreichend ausgebildet wurden und dies auch nachvollziehbar dokumentiert ist. Dies ist für interne Belange z.B. Stations- oder Schichtführer-Ausbildungen, aber auch externe Adressaten z.B. Unterweisungen in Lebensmittelsicherheit wichtig.

Rezeptur Management

Das Rezeptur-Management fügt die Zutaten zu Produkten und Menüs zusammen. Dieser Bereich umfasst neben digitalen Rezepturbüchern auch Rezeptur-Waagen, Handbücher und Schnittstellen zu Einkauf und Warenwirtschaft.

Delivery / Pickup Management

Dieser Bereich hat in den letzten Monaten massiv an Wichtigkeit gewonnen und kann durch Digitalisierung stark profitieren. Er umfasst die Verarbeitung eingehender Bestellungen; die zeitgerechte Planung von Abholung und Lieferung sowie die Koordination von Fahrern oder externen Lieferdiensten. Tools wie z.B. Bringg decken diesen Bereich ab.

Produktions-System / -Bildschirme

Oft Teil des Kassensystem, aber auch als extra System eingesetzt, steuern und dokumentieren Küchen-Bildschirmsysteme die Produktion von Bestellungen und Speisen. Die Systeme zeigen Bestellungen zur richtigen Zeit an der richtigen Station und verfolgen den Produktionsprozess im Detail. Ein Beispiel ist QSR Automations

Produktions-Forecast

Ein Produktions-Forecast System ist aktuell eher selten anzutreffen, wird aber mit zunehmender Anzahl an Bestellpunkten immer wichtiger. Die Systeme prognostizieren den Bedarf an Speisen für einen definierten Zeitraum wie z.B. in der nächsten Stunde, am nächsten Tag, etc. im voraus. Die Algorithmen basieren dabei auf Vergangenheitswerte und künstlicher Intelligenz.

Lebensmittelsicherheit

Dieser Bereich der Technologie-Plattform beschreibt alle gesetzlich und intern notwendigen Messungen und Prozesse zur Sicherstellung der Lebensmittelsicherheit. Dazu gehören Temperaturmessungen, Proben-Entnahmen, oder die Dokumentation von Reinigungs-Abläufen. Ein Beispiel einer digitalen Lösung ist hier Zenput

Operations-Checklisten

Die Digitalisierung interner Prozesse erhöht die Nachvollziehbarkeit, dient der Dokumentation festgelegter Standards und erhöht deren Qualität.  Ein Beispiel für ein Task-Management-Tool ist: GoSpotCheck

Der Kassenbereich

Der Kassenbereich der Technologie-Plattform umfasst folgende Bereiche:

Menü- und Produktmanagement

Das Menü- und Produktmanagement umfasst die Stammdaten verkaufsfähiger Produkte wie z.B. Preise, Menükomponenten, Beschreibungen, Verkaufseinheiten, etc. Dies wird üblicherweise vom Kassensystem abgedeckt, kann aber auch in der Warenwirtschaft abgebildet werden.

Bezahlung

Dieser Teil der Technologie-Plattform kümmert sich um die Bezahlung der Bestellung, bzw. Transaktion. Die Bezahlung kann bar oder unbar und an verschiedenen Orten wie z.B. der Webseite, dem Kiosk, bei Lieferung, etc. erfolgen. Die Bezahlsysteme sind üblicherweise in die jeweilige Plattform integriert und werden unabhängig vom Kassenanbieter abgeschlossen. Beispiele sind: Concardis oder TeleCash

Transaktions-Management

Das Transaktions-Management kümmert sich über um (die zentrale) Aufzeichnung  und Speicherung von Transaktionen oder Bestellungen. Was früher eindeutig dem Kassensystem zugeordnet war, kann sich in Zukunft durch die verschiedenen Bestellkanäle wie z.B. Web, Mobil, Kiosk, etc. auch in Richtung eCommerce als zentralen Speicherort verschieben. 

Steuerberechnung

Die Steuerberechnung ist üblicherweise auch dem Kassensystem zugeordnet. Die Aufteilung innerhalb der Technologie-Plattform ist sowohl den unterschiedlichen Bestell- und Bezahl-Kanälen, sowie den gesetzlichen Vorgaben geschuldet. Wir beobachten, dass sich dieser Bereich vom Kassensystem loslöst und entweder verteilt aufgesetzt (redundant in jedem Bestellkanal), oder zentralisiert über spezielle Module abgewickelt wird. 

Produkt Dokumentation

Der Bereich der Produktdokumentation umfasst die Bereiche Zusatzstoffe, Allergene, Zutatenlisten, Kalorien, Nährwerte, etc. welche dem Gast jederzeit zugänglich gemacht werden sollen. Diese können Bestandteil des Rezeptur-Managements sein, aber auch separat aufgesetzt werden. 

Der Gästebereich

Das Gästesegment Gästebereich der Technologie-Plattform umfasst folgende Bereiche:

Digitale Menü Boards

Digitale Menübards zeigen dem Gast das Angebot in digitaler Form. Details, Vor- und Nachteile sowie Einsatzgebiete haben wir in den Artikeln: Das digitale Menu Board, Kosten und Nutzen von DMB und DMB Trends 2021 beschrieben.

Online Bestellsysteme

Online Bestell-Systeme sind z.B. die eigene Webseite mit Bestellmöglichkeit, Aggregatoren wie Lieferheld, Uber Eats, etc., aber auch soziale Medien und Suchmaschinen wie Google, Facebook, Instagram, etc. Details haben wir für Sie in unserem Blog Erfolg mit Web und Mobile zusammengestellt.

Mobile Bestellsysteme

Als mobile Bestellsysteme innerhalb der Technologie-Plattform zählen native Apps zur Bestelleingabe. Diese Kategorie vernetzt sich immer stärker mit den Online-Bestellsystemen, da diese responsiv entwickelt und daher auch für mobil bestellende Gäste optimiert sind.

Self-Order Kiosk

Diese sogenannten Selbstbedienungs-Kioske wurden durch McDonald’s populär gemacht und im Bereich der Systemgastronomie als Service für den Gast sehr gerne eingesetzt. Warum dies so ist, erfahren Sie unter: Das Bestellterminal (Kiosk)

Soziale Medien

Dieser Bereich umfasst die Kommunikation mit dem Gast über soziale Medien. Diese digitale Art der Kommunikation wird essentieller Bestandteil eines modernen Marketingmix und sollte nicht vernachlässigt werden. Sollte dies intern durchgeführt werden, helfen Tools wie Later.com

Kundenbindungs-Systeme

Kundenbindungs- oder Customer-Loyalty-Systeme werden zu wichtigen Instrumenten um Gäste langfristig zu binden. Die Umsetzung erfolgt aktuell meist über das sammeln von Punkten und damit verknüpfte Vergünstigungen. Bei der Auswahl einer digitalen Lösung ist es wichtig, dass diese über alle Bestellkanäle durchgängig verfügbar ist. Dies wird vom modernen Gast erwartet.

Beschwerde Management

Ein digitales Beschwerde-Management hilft dem Gastronomen unzufriedene Gäste zurück in zufrieden Gäste zu wandeln und negative Einträge in sozialen Medien oder Suchmaschinen zu vermeiden.  Moderne Lösungen erlauben die Definition von Prozessen / Workflows und die Nachverfolgung von Reklamationen.

Reservierungs-Management

Die Entgegennahme von Reservierungen ausschließlich über Telefon und einem analogen Reservierungsbuch  wird durch digitale Tools wie z.B. OpentTable ersetzt. Diese Tools übernehmen die Einbindung der Reservierung in verschiedene Kanäle wie z.B. Suchmaschinen oder Webseiten und unterstützen bei Tischplänen und automatischer Reservierung.

Gäste Entertainment

Digitales Gäste-Entertainment kann durch Tablets für Kinder, Übertragung von Sportereignissen durch z.B. DAZN Business oder Bereitstellung spezieller Instore-Webseiten erfolgen. 

Marketing

Auch klassische Marketingmaßnahmen wie Speisekarten, Flyer, Coupons, Anzeigen, etc. können durch Digitalisierung vereinfacht, beschleunigt und optimiert werden.  Hier gibt es eine große Bandbreite von Lösungen. 

Peter Schimpl

Peter Schimpl

Vor der Gründung von Digital Lunch war Peter Schimpl mehr als zehn Jahre als CIO für McDonald’s Deutschland und als Geschäftsführer eines Münchner IT-Unternehmens tätig. In diesen Positionen zeichnete er für Konzeption, Umsetzung und RollOut digitaler Lösungen für Handel und Systemgastronomie verantwortlich. Durch die nach wie vor sehr enge Zusammenarbeit mit führenden Unternehmen der Branche kann er auf einen großen Erfahrungsschatz in der IT bauen.