Auswahl eines Kassensystems

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POS Kunde am Counter
Unsplash photo

Grundsätzliches

Die Auswahl eines Kassensystems für die Gastronomie bedarf grundsätzlich einer Detailanalyse.  Dabei ist es wichtig, auch zukünftige Anforderungen zu kennen bzw. zu berücksichtigen. Neben vielen weiter unten aufgelisteten Details, sollte man sich folgende Fragen stellen bzw. beantworten:

  1. Will ich ein Kassensystem, das alles abdeckt, oder will ich in einigen Bereichen flexibel bleiben und Fremdsysteme einsetzen?
  2. Will ich das Kassensystem mehrerer Restaurants zentral steuern?
  3. Wie grenze ich mein Back-Office vom Kassensystem ab?

Die Industrie geht mehr dazu über einen Nucleus mit Basisfunktionalität zu wählen und diesen durch Fremdmodule zu ergänzen. Diese bieten die notwendigen Funktionalitäten im Bereich Kasse und Back-Office an und sind üblicherweise besser auf die speziellen Bedürfnisse zugeschnitten. 

Auswahl eines Kassensystems

Die Auswahl eines Kassensystems ist keine einfache Aufgabe, die sich nebenbei erledigen ließe.  Das „richtige“ Kassensystem ist ein Pfeiler eines erfolgreichen Restaurantbetriebes.

Als Teil des Auswahlverfahrens sollten Implementierungs -Prozesse, -Zeiten und -Kosten berücksichtigt werden. Diese können einen erheblichen Anteil am Gesamtprozess und den Gesamtkosten einnehmen und werden oft unterschätzt. So können von der ersten Idee bis zur vollständigen Implementierung, je nach Komplexität 3 bis 15 Monate vergehen.

Preise

Die Preise hängen primär von der gewünschten Ausstattung in den Bereichen Funktionalität, unterstützte Prozesse, Hardware-Ausstattung, notwendiger Servicebedarf, etc. ab. Ein Vergleich der Anbieter lohnt sich aber.

Bei der Hardware kann in jedem einzelnen Bereich (Server, Kasse, Drucker, Waage, etc.) ebenfalls von beträchtlichen Preis-Spannen ausgegangen werden. Hier spielen neben der Auswahl des eigentlichen Kassensystems die zusätzlich benötigten Komponenten eine große Rolle. So kann eine Komplettausstattung mit mehreren Kassenladen (Bedienerwechsel), Druckern, Geldzählgeräten, Barcode-Scannern, ausfallsicheren Servern, Netzwerkkomponenten und vielen anderen Dingen, die Kosten des Software-Systems durchaus vervielfachen.

Neben der Software und Hardware werden Service-Komponenten notwendig, die Preis und Aufwand ebenfalls beeinflussen. Da sich der Großteil meist als monatliche Kosten darstellt, sind sie direkt und unmittelbar in der GuV sichtbar. Unter diese Rubrik fallen z. B. SW-Wartung, Hotline, eCash-Gerätemiete und -Wartung. Ebenfalls fallen Training, Installation und Betreuung darunter.

POS Kassensystem

Der Markt

Der Markt in Deutschland umfasst eine große Anzahl verschiedener Kassensysteme. Dies sowohl für Hardware und auch Software. Auf den Aspekt der Kassen-Hardware werden wir in einem späteren Artikel noch eingehen. Heute konzentrieren wir uns auf das Thema Software, speziell für den Bereich der Gastronomie.

Bei den Kassensystemen für die Gastronomie gibt es die unterschiedlichsten Produkte, welche grundsätzlich in Bezug auf die Technik / Infrastruktur und dem gebotenen Funktionsumfang typisiert werden können:

Der technische Aufbau

  1. Einzelplatzsysteme sind hauptsächlich für kleinere Ketten, bzw. Einzel-Restaurants gedacht. Diese Art aus mehreren Gründen für den Einsatz in der Systemgastronomie nicht optimal. Allerdings sind diese Systeme durchaus bei einigen Systemgastronomen – mit Erweiterungen bezüglich der zentralen Stammdatenwartung – im Einsatz
  2. Client-Server Lösungen eignen sich für größere Installationen und spiegeln den technischen Standard bei den meisten systematisierten Gastronomen wieder. Dieser Ansatz hat Vorteile, da dieses System auf eine bewährte und stabile Infrastruktur aufsetzt und bei mehreren Restaurants und mehreren Kassen pro Restaurant sehr gut zu skalieren ist
  3. Cloud basierende Lösungen besetzen im Bereich der Gastronomie – zu Unrecht – einen Nischenmarkt. Cloud Systeme werden in Zukunft stärker eingesetzt werden, da sie die Nachteile (Kosten,  Komplexität, Upgrades, Ausfallsicherheit) von Client-Server Lösungen abschwächen. Den Hauptgrund, welchen ich für das momentan noch verhaltene Wachstum sehe, ist dass der Wechsel eines Kassensystems mit erheblichen Aufwand verbunden ist, welcher ohne wichtigen Grund noch gescheut wird

Für welche technische Lösung sich man entscheidet hängt primär von den aktuellen und zukünftigen Anforderungen, speziell im Bereich der Zentralisierung (was will ich zentral steuern, auswerten, sichern, etc.) ab. Nicht zu unterschätzen sind aber ebenfalls Aspekte wie Service-Kosten, Ausfallsicherheit, etc..

Der Funktionsumfang

  1. Systeme welche auf einen speziellen Anwendungsfall / Kundenbereich zugeschnitten sind. Z.B. Kassensoftware für Lieferdienste, Full-Service Restaurants oder spezielle Restaurant-Typen
  2. Kassensoftware mit einem sehr breiten Funktionsumfang um möglichst vielen Anwendungsfälle abdecken bzw. konfigurieren zu können

Spezialisierte Kassensysteme bieten den Vorteil die Prozesse der gewählten Spezialisierung wie z.B. Lieferung oder Black Kitchen sehr gut abdecken zu können. Dies kann aber zum Nachteil werden, sollte sich das Geschäftsmodell ändern oder erweitern.

Eine Kassensoftware mit breitem Funktionsumfang bietet eine Unterstützung einer Vielzahl von Prozessen, kann aber komplexer in der Einrichtung und im Betrieb werden.

Die Funktionalität

  1. Software-System welche sich auf die Grundfunktionalität und einige Sub-Systeme wie z.B. Reporting, Cash-Handling, etc. beschränken
  2. Kassen-Anwendungen welche umfangreiche BackOffice Funktionalitäten wie z.B. Personalverwaltung, Schichtplan-Verwaltung, Warenwirtschaft, HACCP, etc. integriert haben

Hier eine generelle Empfehlung abzugeben ist leider nicht möglich, da es von den Anforderungen im Einzelfall abhängig ist und beide Ansätze bei führenden Gastronomen erfolgreich im Einsatz sind.

Man kann allerdings einen Shift hin zu einer der modularen Bauweise sehen, welcher auf einem Nucleus mit Basisfunktionalität und flexiblen Bausteinen, welche durch Schnittstellen angebunden werden, aufsetzt. Dieser Ansatz bietet eine hohe Flexibilität in der Auswahl von benötigten Modulen, macht deren Integration aber komplexer.

Was machen die Marktführer?

Der Marktführer im Bereich Burger, sowie eine bekannte Sandwich-Kette nutzen zum größten Teil Eigenentwicklungen in den Bereichen Kassensystem und BackOffice. Durch Produktions-Steuerung und vielfältige Service-Prozesse (Drive, Counter, Kiosk, etc.), hat das verwendete Kassensystem auch eine deutlich umfangreichere Palette an Funktionen.

Bei anderen Main-Playern im Umfeld der QSR werden hingegen mehrere Global zertifizierte Kassensysteme, welche allerdings auf marktüblichen Standardlösungen basieren, eingesetzt. Die Integration von BackOffice-Funktionalitäten ist hier unterschiedlich gelöst. Auch wenn die Kompläxität auf ähnlichem Niveau ist, werden Module von Drittanbietern in das Kassensystem integriert.

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Detailanalyse

Eine Detailanalyse der Anbieter ist essentiell. Hier wird festgelegt was von einem Kassensystem erwartet wird, welche Funktionen integriert sein müssen und welche Prozesse durch Fremdmodule (z. B. Schichtplanung, MA-Verwaltung im Back-Office) abgedeckt werden sollen. Der in dem Rahmen der Analyse erarbeitete Anforderungskatalog sollte gewichtet, bzw. priorisiert werden.

Grundsätzliche Funktionen

  • Betriebsdokumentation
  • Controlling/Reporting (Standard, Anpassbar, Reporting Engine, third party interface)
  • Finanzbuchhaltung/Historisierung (alle Daten, steuerrelevante Daten, Aufbewahrung, Sicherung)
  • Vor- und Nachkalkulation
  • Benutzerverwaltung
  • Oberflächendesign
  • Stammdatenverwaltung
  • Lagerverwaltung
  • Kreditorenverwaltung
  • Beschaffung
  • Personalplanung
  • Menüplanung
  • Nährwertberechnung
  • Handheld
  • Rezeptdatenbank
  • Kennzeichnung von Inhaltsstoffen, Allergene
  • Zutatenlisten
  • Etikettierung
  • Warengruppenverwaltung
  • HACCP
  • Mandantenverwaltung
  • Vertragsmanagement
  • Verkaufsstatistik
  • Abrechnung/Rechnungsstellung
  • Menüwahl- und Vertriebssystem

Schnittstellen

  • Kaufmännisch (Steuerberater)
  • Reporting
  • Auszeichnungssysteme
  • Importschnittstellen z. B. für Mitarbeiterdaten Mieter
  • Küchensysteme (Fertigung)
  • Küchentechnik
  • Warenwirtschaftssysteme
  • Bezahlsysteme
  • Waagen (manuelle Eingabe vs. Übernahme des Wiege-Ergebnisses)
  • Konferenz- und Eventmanagement
  • Menü- & Speiseplanung
  • Bestell- & Abrechnungssysteme
  • E-Mail-Systeme
  • Digitale Erweiterungen wie z. B. Digitale Menüboards, Self-Order, Self-Checkout, Table-Service, etc.

Servicebedarf

  • Schulung
  • Hotline
  • Vor-Ort-Service
  • Reaktionszeiten
  • Installation
  • Vorbeugende Wartung
  • Fachliche Betreuung/Anpassung der Einrichtung
  • Versionierung/SW-Wartung
  • Anpassungsprogrammierung

IT (Hardware und Software)

  • Kombiniert (HW und SW vom Software-Anbieten)
  • Getrennt (SW vom Software-Anbieter/HW vom Hardware-Anbieter)
  • Server-basierendes System (Vor- und Nachteile)
  • Einzelplatz-System (Vor- und Nachteile)
  • Cloud- bzw. Internet-basierendes System (hat Vor- und Nachteile)
  • Auswahl Betriebssystem
  • Upgrade /-date Handling
  • Anforderungen an Drucker (Produktion, Kasse, Back-Office, etc.)
  • Anforderungen an Waagen
  • Anforderungen an eCash- und Bezahlgeräte (NFC, Barcode, Magnetstreifen, etc.)
  • Anforderungen an Kassenhardware (Bildschirmgröße, Bildschirmart, Zusatzhardware wie Kellnerschlüssel, Festplatte, etc.)
  • Notwendige Netzwerkinfrastruktur (logisch, physisch)

Preisstruktur

  • Kauf von Software-Lizenzen und Hardware (Wartungskosten der Software nicht vergessen)
  • Leasing oder Miete von Soft- und Hardware als Komplettpaket
  • SaaS Modell der Software und Kauf der Hardware als Kombination
  • Solution-as-a-Service Modell
  • Service als All-In Pauschale
  • Service getrennt nach HelpDesk, On-Site, etc.
  • Servicevertrag vs. Call-by-call
  • Definition und Einkauf notwendiger SLAs
  • Vorbereitung Installation wie z.B. Verkabelung
  • Installation von Hard- und Software
  • Restaurantspezifische Einrichtung / Trainings- und Betreuungsbedarf

Wichtig zu erwähnen ist es, sich Klarheit über die vorhandenen bzw. gewünschten internen Prozesse zu machen. Wie soll sich der Ablauf im Service, in der Produktion, im Einkauf, der Buchhaltung, etc. darstellen und wozu brauche ich dazu Daten aus dem Kassensystem. Einige Beispiele:

  • Wie stellen sich meine definierten Prozesse (In-House, Lieferung, Abholung, Drive, etc.) dar. Sehr wichtig: testen Sie die Anbieter immer gegen die gleichen Prozesse. Nur so erhalten Sie Vergleichbarkeit!
  • Ziehe ich zum Einkauf den Produktmix, die im Kassensystem hinterlegten Rezepturen, die theoretischen Verkaufsdaten, und/oder die Umsatzplanung heran?
  • Wird die Schichtplanung anhand der im Kassensystem hinterlegten Umsatzplanung gemacht und wo sind meine MA-Daten zur Kalkulation hinterlegt (ggf. auch Kasse)?
  • Wie organisiere ich meine Produktion mit Bon-Druckern, Bildschirmen oder auf Vorratsfertigung. Welche Daten „route“ ich wann, wohin?

Die Anforderungen sollten im Rahmen der Ausschreibungs-Vorbereitung bzw. des Auswahlverfahrens möglichst genau definiert werden. Dabei zeigt unsere Erfahrung, dass die Identifikation der wichtigsten 20 % eine gute Basis zu Auswahl ist und damit 80 % aller notwendigen Funktionen abgedeckt werden können.

Peter Schimpl

Peter Schimpl

Vor der Gründung von Digital Lunch war Peter Schimpl mehr als zehn Jahre als CIO für McDonald’s Deutschland und als Geschäftsführer eines Münchner IT-Unternehmens tätig. In diesen Positionen zeichnete er für Konzeption, Umsetzung und RollOut digitaler Lösungen für Handel und Systemgastronomie verantwortlich. Durch die nach wie vor sehr enge Zusammenarbeit mit führenden Unternehmen der Branche kann er auf einen großen Erfahrungsschatz in der IT bauen.